Piano Formativo Aziendale: la guida completa

I fattori che contribuiscono al successo delle aziende sono molti ed è difficile individuare un solo elemento distintivo; tuttavia, quello che possiamo sicuramente sostenere è che qualsiasi azienda di successo è dotata di un Piano Formativo Aziendale ampio e strutturato.

In questo articolo cercheremo di fornirvi una guida il più esaustiva possibile su questo argomento, con i consigli dei nostri esperti e con esempi pratici. Nel dettaglio vedremo cos’è un Piano Formativo Aziendale, perché è importante, chi deve occuparsene, come realizzarlo e, infine, gli errori più comuni da evitare.

Come sempre vale la pena ricordare che non c’è una formula magica, una ricetta che si adatti a tutte le situazioni, soprattutto in questo caso, visto che l’argomento è molto vasto. Al contrario, è necessario sviluppare un piano formativo “sartoriale” che parta dall’individuazione di quelle che sono le competenze strategiche per l’organizzazione, utili alla generazione di un vantaggio competitivo sostenibile a lungo termine. Nonostante questo, speriamo di riuscire a trasmettere alcuni concetti di base ed alcune logiche applicabili a diversi contesti. Buona lettura.

Cos’è un Piano Formativo Aziendale e perché è importante redigerlo?

Come dicevamo, l’argomento è molto vasto e sotto al “cappello” del Piano Formativo Aziendale rientrano attività molto diverse tra loro. Se volessimo darne una definizione potremmo descrivere il Piano Formativo Aziendale come uno strumento di gestione e valorizzazione delle risorse umane che consente la programmazione di attività volte a sviluppare e migliorare le competenze e le prestazioni dei componenti di un’organizzazione.

L’attuazione di un efficace Piano Formativo Aziendale ha inizio già nella fase di onboarding di una nuova risorsa. In questo momento, l’obiettivo della formazione erogata dall’organizzazione è quello di aiutare i nuovi assunti a familiarizzare con la cultura organizzativa e i valori aziendali, comprendere le proprie responsabilità e diventare membri produttivi ed efficaci del team. Una formazione strutturata, tuttavia, non si conclude una volta terminata la fase di onboarding, al contrario proseguirà nel corso di tutto il ciclo di vita del dipendente in azienda e potrà avere come oggetto l’acquisizione di competenze tecniche e specifiche o competenze trasversali.

Un Piano Formativo Aziendale dovrebbe tener conto delle differenze dovute ai diversi livelli di anzianità, ai diversi reparti, ai diversi ruoli e alle diverse competenze già acquisite dai dipendenti.

Se è evidente che non può esistere un solo Piano Formativo adatto a tutti i dipendenti è anche evidente come non sia possibile crearne uno ad hoc per ogni singolo collaboratore. Dunque, una soluzione tipicamente adottata dalle organizzazioni è quella di clusterizzare i dipendenti in base ai fattori visti sopra: anzianità, competenze, ruolo e responsabilità. In questo modo, ad esempio, ai manager sarebbe destinata una formazione focalizzata sullo sviluppo delle soft skill e della capacità di leadership, i dipendenti meno preparati sul piano della digitalizzazione avrebbero una formazione dedicata all’accrescimento delle competenze informatiche e così via…

Proviamo a questo punto a descrivere quali sono i motivi principali per cui ogni azienda dovrebbe redigere un Piano Formativo.

• In un mercato del lavoro sempre più competitivo, l’investimento sulla formazione dei propri collaboratori guadagna un’importanza crescente poiché è in grado di creare valore aggiunto non soltanto per i dipendenti, ma per l’intera organizzazione.
• La formazione interna consente di avere un ricambio più fluido e meno problematico delle figure di più alta responsabilità. Quando una figura senior lascerà la sua posizione, una figura più giovane, se adeguatamente formata nel tempo, potrà prendere facilmente il suo posto, risparmiando all’azienda l’onere di ricercare nuove figure con skill non sempre facili da trovare.
• La formazione, inoltre, contribuisce a migliorare le capacità di retention dei propri dipendenti, consentendogli di crescere professionalmente, e di attraction nei confronti dei nuovi talenti attivi sul mercato del lavoro, dimostrando che l’azienda investe sullo sviluppo dei propri dipendenti. Sappiamo benissimo infatti che la possibilità di seguire percorsi formativi è diventata negli ultimi anni uno dei fattori più considerati nella scelta di un lavoro. In aggiunta, tutto ciò, influisce positivamente sui livelli di motivazione del personale, che, applicando quotidianamente le nuove skills apprese durante le ore di formazione, diverrà più produttivo e contribuirà a migliorare le performance aziendali.

Risulta dunque evidente come la redazione di un Piano Formativo Aziendale efficace possa apportare vantaggi a tutte le parti coinvolte nella sua progettazione ed attuazione.

Chi deve redigere il Piano Formativo Aziendale?

Il reparto delle Risorse Umane è il responsabile della redazione, o quantomeno della supervisione, del Piano Formativo Aziendale. Questa attività può anche essere facilmente esternalizzata ad un’azienda di consulenza, ma è importante sottolineare come in ogni caso sia fondamentale coinvolgere altri asset dell’azienda: in particolare i manager e i dipendenti stessi. Soprattutto in fase iniziale possono aiutare a definire gli obiettivi del Piano Formativo, le competenze che sarebbe necessario rafforzare e, di conseguenza, i contenuti su cui dovrebbe vertere la formazione. Allo stesso modo, come vedremo a breve, è importante coinvolgerli nel processo di valutazione e feedback.

Come si redige un Piano Formativo Aziendale?

Entriamo ora nel vivo dell’articolo e andiamo a delineare una guida step by step utile a creare un valido Piano Formativo Aziendale. Possiamo individuare 5 passaggi fondamentali, vediamoli nel dettaglio.

STEP 1: Analisi iniziale

Il primo passo, come sempre, è l’analisi del contesto aziendale. In particolare bisogna soffermarsi su quali sono gli aspetti più lacunosi ed eventualmente assegnare loro una priorità (i dipendenti lamentano poche opportunità di crescita? I neoassunti faticano ad apprendere il mercato in cui opera l’azienda?).

È raccomandabile condurre un audit, in particolar modo con le figure manageriali, per identificare quali sono i gap da colmare nei vari reparti e definire quali sono i cambiamenti che si vogliono produrre nell’organizzazione. Interviste individuali e focus group sono strumenti molto efficaci in questa fase.

Nel caso in cui l’azienda si sia dotata precedentemente di un sistema di valutazione delle competenze, i risultati che emergono da tale processo di valutazione possono costituire un buon punto di partenza per la progettazione della formazione aziendale.

STEP 2: Definizione e condivisione obiettivi

Solo dopo aver raccolto e valutato i risultati dell’analisi ci si può muovere verso la definizione degli obiettivi. Nel farlo è utile ricordare sempre come gli obiettivi devono essere SMART e in particolare è bene che siano specifici e misurabili. Solo in questo modo saranno facilmente analizzabili e si potrà essere in grado di valutare l’efficacia del Piano Formativo.
Bisogna definire dei veri e propri KPI (Key Performance Indicator) andando a trasformare i gap individuati nella precedente fase in obiettivi di crescita. È raccomandabile condividere queste valutazioni con i dipendenti al fine di coinvolgerli, raccogliere subito feedback e criticità per fare in modo che questa attività non venga percepita come un obbligo aziendale ma come un’occasione di crescita.

STEP 3: Creazione dei contenuti

Una fase cruciale è quella della creazione dei contenuti formativi. In questa fase è fondamentale tenere a mente alcune informazioni di base per progettare la formazione nella maniera più efficace possibile per l’apprendimento:

• Il numero di partecipanti ai corsi di formazione;
• Il ruolo dei lavoratori coinvolti nel piano formativo aziendale;
• Precedenti esperienze di formazione ed eventuale familiarità pregressa con gli argomenti trattati.

La creazione dei percorsi di apprendimento, inoltre, dipende molto dalla tipologia di formazione e dagli obiettivi che sono stati fissati; tuttavia, può essere utile definire un piccolo workflow e tenere a mente due concetti fondamentali.

In primo luogo, un’attività di formazione non deve mai rischiare di essere tediosa o poco coinvolgente altrimenti tutti gli sforzi spesi nelle fasi precedenti verranno vanificati e gli obiettivi non saranno raggiunti.

In secondo luogo, ed è un concetto legato al primo, è bene ricordare che ci sono moltissime modalità attraverso le quali è possibile erogare la formazione: lezioni frontali, piattaforme di e-learning on demand, sessioni one-to-one di mentoring. Senza contare che ci sono anche numerosi software sul mercato che possono essere utili in tal senso.

Un workflow da seguire per la creazione dei contenuti può essere questo:

• Riportare nei contenuti gli obiettivi specifici del singolo percorso;
• Strutturare un percorso chiaro e diviso in moduli sulla base degli obiettivi;
• Definire per ogni modulo la durata temporale;
• Definire dei metodi di valutazione, idealmente per ogni modulo.

Approfondiremo quest’ultimo punto nel prossimo paragrafo.

STEP 4: Valutazione

Con valutazione si intende il processo di verifica inserito al termine di un percorso formativo, o alla fine dei suoi vari moduli, avente l’obiettivo di misurare l’apprendimento, solitamente in forma di test a risposta multipla, dei partecipanti alla formazione. Questo processo è funzionale sia a valutare l’efficacia della formazione stessa sia a dare un feedback e un riconoscimento al dipendente che svolge la formazione.

Questo tipo di attività può essere affiancata anche da attività di verifica più distanti nel tempo per valutare se l’apprendimento perdura nel tempo oppure decade.

STEP 5: Feedback e misurazione

Ultimo step: la raccolta del feedback e la misurazione dei risultati. Due attività in realtà distinte ma che ci piace accomunare perché l’analisi dei dati dovrebbe sempre rappresentare il volano di ogni attività di HR.

Dunque è bene raccogliere immediatamente un feedback dai dipendenti. In particolare è utile chiedere riscontro sul grado di coinvolgimento del percorso formativo, sulla sua efficacia e sulla sua difficoltà.

La fase della misurazione è decisamente quella più importante e dev’essere condotta su obiettivi e KPI definiti in fase iniziale. Programmare misurazioni periodiche serve soprattutto a capire se ci sono criticità nel Piano Formativo: competenze che non sono state adeguatamente sviluppate o altre lacune non emerse in precedenza.

Gli errori più comuni da evitare

È evidente come la stesura di un Piano Formativo sia un’attività complessa che determina un’elevata esposizione ad errori di natura strategica. Vediamo quali sono, per la nostra esperienza, i 3 errori più comuni da evitare:

Non coinvolgere i dipendenti
Come abbiamo già visto, in fase di definizione degli obiettivi e di feedback è importante coinvolgere i dipendenti per individuare le aree su cui è necessario intervenire e renderli partecipi del processo, scongiurando in questo modo la mancata soddisfazione delle aspettative di manager e partecipanti ai corsi di formazione circa contenuti e obiettivi dei corsi.

Non valutare l’efficacia dei risultati
Non solo feedback ma misurazione sul medio-lungo termine dei risultati conseguiti grazie al Piano Formativo Aziendale che, di conseguenza, non deve essere immutabile ma va adattato al cambiamento delle circostanze o una volta dimostrata la sua scarsa efficaci

Non allinearsi agli obiettivi aziendali
Infine, se è vero che gli obiettivi di un Piano Formativo vanno definiti anche sulla base delle particolarità e delle esigenze dei singoli, è anche vero che essi devono essere allineati ai macro obiettivi aziendali: solo in questo modo si riuscirà a raggiungere l’obiettivo principe di qualsiasi attività di HR ossia aumentare il benessere organizzativo al fine di incrementare la produttività e il fatturato della stessa.

Risulta evidente come quella fin qui descritta sia un attività piuttosto complessa e articolata. Motivo per cui sempre più aziende si rivolgono a consulenti esterni per l’implementazione di questa attività nel piano di People Management. Speriamo di aver data qualche spunto interessante e ti ricordiamo che i nostri consulenti sono a tua disposizione per qualsiasi necessità, ti basterà contattarci attraverso l’apposito form.

Un’ultima raccomandazione è quella di avvalersi di un software, come la soluzione Zucchetti Formazione Risorse Umane, che possa supportare il reparto HR in alcune attività operative come:

• l’organigramma dei corsi;
• la convocazione dei partecipanti;
• la rilevazione delle presenze;
• il rilascio degli attestati e dei crediti formativi;
• la richiesta di finanziamenti;
• la definizione del budget.