La rilevazione delle presenze sul luogo di lavoro è un argomento molto di battuto. In mancanza di una normativa europea per rilevare le presenze, risulta complesso controllare le timbrature, le missioni fuori sede e le altre attività dei dipendenti di un’azienda.
Con la sentenza del 14 Maggio 2019, relativa alla causa C‑55/18, la Corte di Giustizia europea impone l’obbligo, ai datori di lavoro negli stati dell’UE, di individuare un sistema oggettivo, affidabile e accessibile” per rilevare e misurare le ore lavorative dei dipendenti delle aziende.
La normativa sulla rilevazione delle presenze nasce da una controversia
La sentenza ha origine da una causa del 2018 tra le organizzazioni sindacali spagnole e un istituto di credito. Le questioni da chiarire riguardavano l’elevato numero di ore di lavoro straordinario prestato dai dipendenti della banca. Le richieste avanzate puntavano a ottenere l’istituzione di un sistema certo di rilevazione delle presenze in ambito lavorativo.
Un atto necessario per tutelare i lavoratori a cui non venivano pagati gli straordinari o che dovevano sottostare a orari lavorativi che andavano ben oltre i loro doveri contrattuali.
La questione ha talmente rilevanza da interessare perfino la Corte europea
Il caso arriva fino alla Corte di Giustizia europea che applica la normativa sul controllo degli accessi contenuta nella direttiva 89/391/CE sulla sicurezza dei lavoratori. In sostanza sancisce l’obbligo di rilevazione dell’orario di ogni singolo giorno di lavoro tramite sistemi adeguati. La Corte non dimentica la privacy e ricorre anche alla normativa sulla protezione dei dati personali, ordinando una gestione sicura dei dati sensibili dei dipendenti.
Gli Stati membri possono scegliere in autonomia il sistema di misurazione, a seconda delle dimensioni dell’azienda e del settore merceologico di riferimento. La Corte ha però posto l’accento sull’importanza della regolarità dei controlli, anche in caso di trasferte o lavoratori fuori sede.
Il legislatore italiano aveva già tentato di intervenire a riguardo: nel Jobs Act è prevista la possibilità di usare i dati relativi alla rilevazione delle presenze anche a fini disciplinari, a patto che in azienda siano installati strumenti adeguati che rispettino la privacy.
Strumenti utili a rilevare le presenze dei dipendenti
La moderna tecnologia mette a disposizione strumenti sofisticati ed efficienti per la gestione delle risorse umane da qualsiasi luogo e in qualunque momento.
Gli organi di vigilanza hanno già approvato diversi sistemi digitali per la rilevazione delle presenze, sono software personalizzabili e progettati per fornire un’ottima user experience. Equipaggiati con tool dedicati all’analisi e alla reportistica, possono essere utilizzati da più device e sono alla portata di tutte le aziende. Gli alti standard in materia di protezione dati imposte dalla Corte europea, sono rispettati grazie ai rigidi protocolli di sicurezza dell’archiviazione digitale.
Per quanto riguarda l’hardware, esistono attrezzature adatte a ogni necessità:
- marcatempo fissi
- badge elettronici
- timbracartellini fissi o portatili (utili per chi lavora all’aperto, per esempio in un cantiere)
- App per smartphone che registrano le timbratura
Rilevazione delle presenze a distanza
Viviamo in un’epoca in cui le tecnologia è in continua evoluzione e la nuova concezione di lavoro agile ha dato ulteriore accelerata al cambiamento.
Grazie allo smart working molte categorie di lavoratori non sono più costrette alla presenza fisica in azienda. È un opportunità sia per i lavoratori che hanno più tempo libero a disposizione, sia per gli imprenditori che tagliano una bella fetta dei costi di gestione dei dipendenti.
Ma come si può effettuare la rilevazione delle presenze a distanza? Molto banalmente sono sufficienti un computer o uno smartphone e i software adeguati.
L’azienda non è più costretta a sostenere i costi per dotarsi di un sistema di rilevazione fisico, un bel risparmio tra installazione e gestione. Ma il vero vantaggio è che tramite tecnologia Cloud, è possibile accedere all’applicativo ricercato da qualsiasi dispositivo dotato di connessione a internet.
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